5 ĐIỂM MÙ VẬN HÀNH KHIẾN PHÒNG GYM MÃI KHÔNG LỚN
Nhiều phòng gym tưởng đã vận hành ổn định nhưng vẫn mãi không thể bứt phá. Nguyên nhân có thể đến từ những “điểm mù” trong quá trình vận hành mà bạn chưa nhận ra. Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra 5 điểm then chốt mà nếu không được giải quyết, sẽ khiến phòng gym dừng lại với tốc độ tăng trưởng rất thấp.
1. Thất thoát dữ liệu chăm sóc khách hàng
Rất nhiều phòng gym vẫn quản lý dữ liệu khách hàng theo cách truyền thống như Excel, ghi tay hoặc giao cho từng nhân viên tự theo dõi. Kết quả là quy trình chăm sóc bị rời rạc, không thống nhất, thiếu minh bạch.
Trong giai đoạn cao điểm, khi khách hàng đổ xô đến tập thử hoặc đăng ký nhận ưu đãi, việc bỏ lỡ các khách tiềm năng diễn ra rất nhiều. Dù đã tư vấn một lần nhưng thiếu điều phối hay quên follow-up dẫn đến việc đóng bỏ khách hàng tiềm năng.
Về lâu dài, điểm mù này khiến phòng gym tốn rất nhiều chi phí marketing nhưng không thu được kết quả xứng đáng. Cần số hóa toàn bộ quy trình chăm sóc, phân loại và theo dõi tình trạng khách để không bỏ sót.
2. Thiếu minh bạch về hiệu suất đội ngũ Sale
Rất nhiều phòng gym vẫn quản lý dữ liệu khách hàng theo cách truyền thống như Excel, ghi tay hoặc giao cho từng nhân viên tự theo dõi. Kết quả là quy trình chăm sóc bị rời rạc, không thống nhất, thiếu minh bạch.
Trong giai đoạn cao điểm, khi khách hàng đổ xô đến tập thử hoặc đăng ký nhận ưu đãi, việc bỏ lỡ các khách tiềm năng diễn ra rất nhiều. Dù đã tư vấn một lần nhưng thiếu điều phối hay quên follow-up dẫn đến việc đóng bỏ khách hàng tiềm năng.
Về lâu dài, điểm mù này khiến phòng gym tốn rất nhiều chi phí marketing nhưng không thu được kết quả xứng đáng. Cần số hóa toàn bộ quy trình chăm sóc, phân loại và theo dõi tình trạng khách để không bỏ sót.
3. Không theo dõi được hiệu suất của Huấn luyện viên
Các buổi dạy cá nhân hay nhóm thường được ghi lại thủ công, hoặc chỉ theo dõi thông qua số buổi chấm công hàng tháng. Nhưng việc chỉ dựa vào lượng show không phản ánh hết chất lượng và doanh thu đem lại từng Huấn luyện viên.
Thực tế, một Huấn luyện viên có thể dạy nhiều nhưng tỷ lệ show ảo cao, hoặc đánh giá từ khách hàng thấp. Cần ghi nhận và phân tích dữ liệu từng show: doanh thu, chất lượng, tỷ lệ huỷ, feedback… Để tối ưu lựa chọn nhân sự, tăng trải nghiệm khách.
4. Show ảo không được kiểm soát, thất thoát hàng trăm triệu mỗi tháng
Đây là một vấn đề thường bỏ qua nhưng rất nghiêm trọng. Trong nhiều phòng gym, Huấn luyện viên và lễ tân có thể phối hợp ghi nhận buổi tập mà không diễn ra thực tế. Các buổi show ảo này được vẫn được ghi nhận “hoàn thành buổi dạy” vì không có hệ thống xác thực minh bạch.
Hậu quả trực tiếp của hành vi này là phòng gym phải trả tiền hoa hồng cho HLV cho những buổi tập không có thật, trực tiếp làm tăng chi phí hoạt động. Bên cạnh đó, các báo cáo về hiệu suất PT, số buổi tập hoàn thành bị sai lệch, khiến chủ phòng gym đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu không chính xác. Vì khách hàng không biết và số buổi tập của họ vẫn được ghi nhận đúng trên hợp đồng, việc phát hiện gian lận show PT bằng phương pháp thủ công là cực kỳ khó khăn, tạo ra lỗ hổng lớn trong kiểm soát nội bộ.
Doanh thu tháng từng cao nhưng chủ vẫn cảm thấy “không có tiền”. Lý do là do chi phí ẩn, công nợ, hoa hồng hoặc lãi không có hệ thống ghi nhận đầy đủ. Các giao dịch thanh toán, biên lai, báo cáo thường tọc trách giữa nhiều bộ phận, gây rối loạn.
Để khắc phục tình trạng này, cần có một phần mềm kiểm soát gian lận show PT chuyên biệt. Việc áp dụng thiết bị kiểm soát vào ra phòng gym như thiết bị check-in FaceID phòng gym là rất quan trọng. Hội viên chỉ cần quét khuôn mặt khi vào phòng tập, hệ thống sẽ tự động nhận diện, xác thực danh tính và trừ buổi tập. Buổi PT chỉ được tính khi hội viên đã check-in bằng khuôn mặt và có lịch với PT đó. Phần mềm sẽ tự động đối chiếu dữ liệu check-in thực tế với lịch PT, cảnh báo nhưng buổi tập được check-in thủ công. Khi quy trình check-in và ghi nhận buổi tập hoàn toàn tự động, không cần lễ tân hay HLV xác nhận thủ công, khả năng cấu kết để tạo “show ảo” bị loại bỏ hoàn toàn.
5. Không biết dòng tiền thực là âm hay dương
Đây là “điểm mù” bao trùm mọi vấn đề, là dấu hiệu rõ ràng nhất cho thấy phòng gym của bạn đang vận hành thiếu chuyên nghiệp và không thể phát triển.
Chủ phòng gym thường chỉ nhận được báo cáo tài chính sau một thời gian dài, hoặc phải tổng hợp thủ công từ nhiều nguồn khác nhau như sổ sách, Excel, phần mềm bán hàng riêng lẻ. Do dữ liệu về sales, PT, và các khoản chi tiêu bị phân mảnh, bạn không thể biết chính xác doanh thu thực sự là bao nhiêu, và các chi phí ẩn. Việc không có cái nhìn rõ ràng về dòng tiền khiến việc lập kế hoạch tài chính, dự báo doanh thu và chi phí trở nên bất khả thi.
Khi không biết chính xác tình hình tài chính, mọi quyết định về đầu tư, mở rộng, marketing đều tiềm ẩn rủi ro rất lớn. Bạn không thể biết quản lý phòng gym như thế nào để tối ưu lợi nhuận và đưa ra các chiến lược đúng đắn. Việc này không chỉ gây khó khăn trong việc gọi vốn từ các nhà đầu tư – những người luôn yêu cầu báo cáo tài chính minh bạch – mà còn là rào cản lớn nhất khiến phòng gym mãi không lớn. Một doanh nghiệp không biết mình đang lời hay lỗ, không thể tối ưu hóa lợi nhuận thì không bao giờ có thể mở rộng quy mô, nâng cấp cơ sở vật chất hay đầu tư vào marketing một cách hiệu quả.
Kết luận
Đừng để những điểm mù khiến phòng gym mãi không lớn. Hãy để GYMO – phần mềm quản lý phòng gym toàn diện – giúp bạn làm chủ toàn bộ quy trình, từ khách hàng, nhân sự đến doanh thu và tài chính.
Liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của GYMO để được tư vấn miễn phí và khám phá cách chúng tôi có thể giúp phòng tập của bạn vận hành hiệu quả hơn bao giờ hết.
LIÊN HỆ ĐỂ DÙNG THỬ GYMO NGAY HÔM NAY: https://gymo.vn